Als ondernemer maak je waarschijnlijk regelmatig gebruik van je auto voor zakelijke doeleinden. De vraag welke autokosten je fiscaal mag opvoeren en welke onder privégebruik vallen, kan echter soms verwarrend zijn. Het onderscheid tussen wat zakelijke autokosten zijn en wat als privé-uitgave wordt gezien, is namelijk van groot belang voor de belastingaangifte. In deze blog geven we inzicht in welke autokosten je mag opvoeren als zakelijke kosten en welke uitgaven onder privégebruik vallen.
Wat zijn zakelijke autokosten?
Zakelijke autokosten zijn uitgaven die je maakt voor het gebruik en onderhoud van de auto die je nodig hebt voor je onderneming. Denk hierbij aan kosten die direct verband houden met het zakelijk gebruik van de auto, zoals brandstof, onderhoud, reparaties en verzekeringen. Deze kosten kun je in veel gevallen fiscaal opvoeren, waardoor ze aftrekbaar zijn van de winst en je dus minder belasting hoeft te betalen.
Het is belangrijk om te weten dat alleen kosten die aantoonbaar zakelijk zijn, opgevoerd kunnen worden. Dit betekent dat je moet kunnen aantonen dat de kosten noodzakelijk zijn voor het zakelijk gebruik van de auto. Er wordt hierbij gekeken of de uitgave direct verbonden is met de auto en onmisbaar is voor het rijden en onderhouden van de wagen.
Autokosten die je mag opvoeren
Er zijn diverse kostenposten die je kunt opvoeren als zakelijke autokosten. Hieronder enkele voorbeelden van uitgaven die doorgaans worden geaccepteerd door de Belastingdienst:
- Brandstofkosten: Als je de auto zakelijk gebruikt, kun je de brandstofkosten volledig opvoeren. Zorg er wel voor dat je deze kosten kunt onderbouwen met tankbonnen of afschriften van tankbeurten.
- Onderhoud en reparaties: Onderhoudskosten zoals het vervangen van banden, het uitvoeren van een APK-keuring en noodzakelijke reparaties vallen onder zakelijke kosten. Deze uitgaven zijn cruciaal voor het kunnen blijven gebruiken van de auto.
- Verzekeringen: De kosten voor een autoverzekering zijn zakelijk aftrekbaar als de auto wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden.
- Afschrijvingskosten: Als je een auto hebt gekocht voor je onderneming, mag je jaarlijks een bedrag afschrijven op de aanschafwaarde van de auto. Dit verlaagt je fiscale winst.
- Nieuwe velgen en banden: Aangezien velgen en banden specifiek zijn voor de auto en onlosmakelijk verbonden zijn met het functioneren ervan, vallen deze uitgaven onder zakelijke kosten. Nieuwe banden of velgen zijn noodzakelijk voor de veiligheid en het onderhoud van de auto.
Wat valt onder privégebruik?
Niet alle uitgaven voor de auto zijn fiscaal aftrekbaar. Sommige uitgaven worden gezien als privégebruik en kunnen niet worden opgevoerd als zakelijke kosten. De Belastingdienst hanteert hierbij een strikte scheiding tussen privé- en zakelijk gebruik van de auto. Hieronder een aantal kostenposten die onder privégebruik vallen:
- Dakkoffer: Een dakkoffer wordt gezien als een accessoire die je op elke auto kunt plaatsen en wordt niet direct gekoppeld aan het zakelijk functioneren van de auto. Het gebruik van een dakkoffer valt dan ook onder privéuitgaven, zelfs als je de koffer zakelijk zou gebruiken, bijvoorbeeld voor het vervoeren van goederen.
- Schoonmaakkosten: Hoewel het belangrijk is om een schone auto te hebben, worden schoonmaakkosten vaak gezien als een privé-uitgave. Dit geldt bijvoorbeeld voor het wassen van de auto of het laten uitvoeren van een interieurreiniging.
- Privé gereden kilometers: Als je een auto van de zaak hebt, maar deze ook privé gebruikt, wordt privégebruik van de auto belast. Dit gebeurt meestal via een bijtelling op je inkomen. Dit houdt in dat je privégebruik van de auto als extra inkomen wordt gezien, waarover je belasting moet betalen.
Hoe bepaal je het onderscheid?
Om het onderscheid tussen zakelijke en privéuitgaven goed te maken, is het essentieel om duidelijk te administreren hoe en waarvoor je de auto gebruikt. Dit kun je bijvoorbeeld doen door middel van een rittenadministratie waarin je precies bijhoudt welke ritten zakelijk zijn en welke privé. Zo kun je de autokosten eerlijk verdelen tussen zakelijk en privégebruik.
Daarnaast is het belangrijk om kritisch te kijken naar de aard van de uitgave. Vraag jezelf bij elke kostenpost af: is deze uitgave direct nodig voor het zakelijk gebruik van de auto? Als het antwoord “ja” is, kun je de kosten in veel gevallen opvoeren als zakelijke uitgaven. Is het antwoord “nee” of valt de uitgave onder luxe accessoires zoals een dakkoffer, dan is het waarschijnlijk een privé-uitgave.
Het belang van een goede administratie
Het bijhouden van een goede administratie is cruciaal om misverstanden met de Belastingdienst te voorkomen. Bewaar daarom altijd bonnen en facturen van de autokosten die je wilt opvoeren als zakelijke uitgaven. Zorg ook dat je een duidelijke scheiding maakt tussen zakelijk en privégebruik, vooral als je de auto zowel zakelijk als privé gebruikt.
Door goed te administreren en een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privéautokosten, kun je optimaal profiteren van de fiscale voordelen van het zakelijk gebruik van je auto. Dit zorgt niet alleen voor lagere belastingkosten, maar voorkomt ook eventuele naheffingen en boetes van de Belastingdienst.
Slim omgaan met zakelijke autokosten
Als ondernemer is het slim omgaan met zakelijke autokosten van groot belang. Door te weten welke kosten je mag opvoeren en welke onder privégebruik vallen, kun je fiscaal optimaal profiteren van de zakelijke inzet van je auto. Houd je administratie op orde, onderbouw je kosten goed en voorkom dat je kosten opvoert die eigenlijk onder privégebruik vallen. Zo ben je goed voorbereid en blijf je binnen de fiscale regels, terwijl je de voordelen van je zakelijke auto benut.
