Hoe schrijf je een zakelijke brief?

Inhoudsopgave

Een zakelijke brief schrijven klinkt eenvoudig, maar het vraagt precisie. Je wilt professioneel overkomen, duidelijk zijn én de juiste toon gebruiken. Of je nu een offerte stuurt, een klacht indient of een sollicitatiebrief schrijft: een correcte zakelijke brief maakt het verschil tussen serieus genomen worden of genegeerd worden. In deze blog leer je hoe je een zakelijke brief schrijft die indruk maakt – van opbouw tot taalgebruik.

Waarom is een zakelijke brief nog steeds belangrijk?

Hoewel we steeds meer digitaal communiceren, blijft de zakelijke brief een krachtig en officieel communicatiemiddel. Denk aan:

Sollicitatiebrieven
Offertes
Klachtenbrieven
Bevestigingen en overeenkomsten
Correspondentie met overheidsinstanties

Een goed geschreven brief komt professioneel over, wekt vertrouwen en toont respect. Bovendien wordt een brief vaak als formeler en betrouwbaarder beschouwd dan een e-mail.

Wat is de opbouw van een zakelijke brief?

Een zakelijke brief volgt een vaste structuur. Dit zorgt voor overzicht en herkenbaarheid. De onderdelen zijn als volgt:

Eigen adresgegevens (links bovenaan)
Datum (onder eigen adres, vaak rechts uitgelijnd)
Geadresseerde (naam en adres van de ontvanger)
Betreft-regel (onderwerp van de brief)
Aanhef (bijv. “Geachte heer Jansen,”)
Inleiding (waarom schrijf je de brief?)
Kern (de boodschap, toelichting, verzoek)
Afsluiting (conclusie, wat verwacht je nu?)
Slotgroet en ondertekening
Eventuele bijlagen vermelden

Voorbeeldbrieven zakelijke brief

Wil je zelf aan de slag met het schrijven van een nette zakelijke brief, maar kun je wel wat houvast gebruiken? Dan hebben we goed nieuws: hieronder kun je drie voorbeeldbrieven gratis downloaden als PDF. Of je nu een sollicitatiebrief, klachtenbrief of offerteverzoek nodig hebt – deze kant-en-klare sjablonen helpen je snel op weg met de juiste toon, structuur en opmaak. Gewoon handig én kosteloos beschikbaar voor jouw volgende zakelijke communicatie.

Veelgebruikte zinnen in zakelijke brieven

Doel van de zin	Voorbeeldformulering
Inleiding	“Naar aanleiding van uw verzoek schrijf ik u deze brief.”
Verzoek doen	“Graag verzoek ik u om…”
Klacht uiten	“Tot mijn spijt moet ik u melden dat…”
Informatie geven	“Ik wil u informeren over…”
Afsluiten	“Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.”

Tips voor een goede zakelijke brief

Wees duidelijk en to the point: Vermijd vage taal of onnodige uitwijdingen.
Gebruik formele taal: Maar overdrijf het niet. Te veel jargon maakt de tekst stroef.
Check op spelling en grammatica: Fouten maken een slordige indruk.
Gebruik één onderwerp per brief: Hou het overzichtelijk.
Let op de toon: Professioneel, beleefd en zakelijk, ook bij een klacht.

Digitaal of op papier?

Tegenwoordig worden zakelijke brieven vaak digitaal verstuurd als pdf-bijlage via e-mail. Dat is prima, zolang je de structuur van de klassieke brief aanhoudt. Verstuur je de brief per post? Gebruik dan wit papier, een nette layout en een zakelijk lettertype (zoals Arial of Calibri, 11 of 12 pt).

Veelgemaakte fouten bij zakelijke brieven

Te informeel (“Hoi, ik wilde even zeggen…”)
Vergeten van contactgegevens
Geen duidelijk onderwerp of betreft-regel
Slordige opmaak of inconsistentie
Afkortingen of spreektaal (“i.v.m.” of “ff bellen”)

Voorkom deze fouten door je brief altijd te laten nalezen of even te laten liggen voor je hem verstuurt.