Wat zijn de regels voor een zakelijke telefoon?
Als ondernemer of werknemer met een zakelijke telefoon vraag je je misschien af hoe vaak je een nieuwe telefoon mag aanschaffen. In principe mag een bedrijf zo vaak als nodig een telefoon kopen, maar er zijn fiscale regels verbonden aan de aftrekbaarheid van deze kosten. De Belastingdienst stelt bepaalde voorwaarden aan de afschrijving en het zakelijk gebruik van een telefoon.
Een zakelijke telefoon wordt gezien als bedrijfsmiddel en kan in veel gevallen als zakelijke kosten worden opgevoerd. Dit betekent dat je de btw mag aftrekken en de kosten als zakelijke uitgaven mag opvoeren. Wel is het belangrijk dat de telefoon daadwerkelijk zakelijk wordt gebruikt. Voor werknemers geldt dat de werkgever de telefoon ter beschikking stelt en dat deze noodzakelijk moet zijn voor het uitvoeren van het werk.
Hoe vaak mag je een telefoon zakelijk afschrijven?
De frequentie waarmee je een nieuwe zakelijke telefoon kunt kopen, hangt af van de afschrijvingsregels. Als de telefoon duurder is dan € 450 (exclusief btw), moet deze over meerdere jaren worden afgeschreven. Dit betekent dat je niet de volledige kosten in één keer kunt aftrekken, maar de telefoon over bijvoorbeeld drie of vijf jaar afschrijft.
Voor goedkopere telefoons, die minder dan € 450 kosten, geldt dat je de kosten direct als bedrijfskosten kunt boeken. Dit betekent dat je, zolang het aannemelijk is dat de telefoon zakelijk wordt gebruikt, jaarlijks een nieuwe telefoon kunt aanschaffen zonder dat je met afschrijvingen te maken hebt.
Een uitzondering geldt voor zzp’ers en kleine ondernemers die gebruikmaken van de KOR (kleineondernemersregeling). Zij kunnen de btw niet aftrekken, maar mogen de telefoon wel direct als kosten opvoeren, ongeacht de prijs.
Wanneer is een zakelijke telefoon aftrekbaar?
Om in aanmerking te komen voor belastingaftrek, moet een zakelijke telefoon aan enkele voorwaarden voldoen. De Belastingdienst kijkt vooral naar het zakelijk gebruik. Dit betekent dat je de telefoon hoofdzakelijk voor werkdoeleinden moet gebruiken. Als een telefoon bijvoorbeeld 70% zakelijk wordt gebruikt en 30% privé, dan mag je alleen 70% van de kosten aftrekken.
Bij werknemers is de regel strenger. De werkgever mag de telefoon belastingvrij verstrekken als deze noodzakelijk is voor het werk. Dit betekent dat de werknemer de telefoon nodig heeft om zijn of haar functie goed uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld bij buitendienstmedewerkers of klantenservice medewerkers. Is de telefoon niet noodzakelijk, dan wordt dit gezien als loon en moet de werknemer hierover belasting betalen.
Hoe vaak is het redelijk om een nieuwe zakelijke telefoon te kopen?
In de praktijk kopen bedrijven vaak eens in de twee tot drie jaar een nieuwe zakelijke telefoon. Dit komt doordat de meeste toestellen na een paar jaar verouderd raken of slijtage vertonen. Ook loopt een telefoonabonnement meestal twee jaar, waarna veel ondernemers of bedrijven een nieuwe telefoon aanschaffen in combinatie met een nieuw contract.
Sommige bedrijven vervangen telefoons sneller, bijvoorbeeld jaarlijks, als medewerkers afhankelijk zijn van de nieuwste technologieën. Dit is met name het geval in sectoren waar snelle communicatie en krachtige apparatuur essentieel zijn, zoals IT of media.
Voor zzp’ers en kleine ondernemers is het verstandig om te kijken naar de kosten en fiscale voordelen. Als een telefoon nog goed werkt, is het niet altijd noodzakelijk om snel een nieuw toestel aan te schaffen. Maar als je jaarlijks een toestel koopt dat onder de € 450 blijft, kun je dit fiscaal direct aftrekken zonder te hoeven afschrijven.
Slim omgaan met zakelijke telefoons
Het kopen van een zakelijke telefoon kan fiscale voordelen bieden, maar het is belangrijk om bewust met de regels om te gaan. Door goed te kijken naar de afschrijvingsregels en het zakelijk gebruik, kun je optimaal profiteren van belastingvoordelen.
Bedrijven en ondernemers mogen in principe zo vaak als nodig een nieuwe telefoon kopen, maar voor de belastingaftrek zijn er grenzen. Duurdere telefoons moeten worden afgeschreven, terwijl goedkopere toestellen direct als kosten kunnen worden geboekt. Door slim te plannen en rekening te houden met zakelijke behoeften, kun je als ondernemer of werkgever zorgen voor een goede balans tussen technologie en fiscale voordelen.
